Sei que depois do post anterior algumas perguntas ficaram no ar. Vou tratar de responder algumas delas já nesta postagem.
Afinal, quem faz essas regras de redação oficial? E que regras são essas, Santo Cristo?!
Calma, Pequeno Gafanhoto, quem é responsável por formular essas normas de redação é a Casa Civil da Presidência da República, que, periodicamente, lança versões do
MANUAL DE REDAÇÃO DA PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA, que está disponível a todos
neste link. É desse manual que saem todas essas regrinhas de que eu tanto falo.
Esse manual define normas de forma, estrutura, espaçamentos, uso de pronomes de tratamento, entre outros itens que estão presentes em uma correspondência oficial
E por que tem de existir padrões de confecção de documentos?
É porque se todos fizerem os textos oficiais uma mesma forma, teoricamente fica mais fácil de se entender. Já pensou se cada um escrevesse da sua forma?
Qual é a importância desses documentos?
Ora, como o próprio nome já diz, são
documentos oficiais. Você já deve ter visto em Direito Administrativo o tema "Atos Administrativos". Lembra-se que qualquer Ato Administrativo para ter efeito precisa ser escrito em algum lugar de alguma forma, não é? Pois é, esse Ato precisa ser escrito na forma de um documento oficial!
Quais são os tipos de correspondências oficiais?
O Manual prevê alguns tipos de correspondências e nos apresenta suas características. Colocarei um resumo de cada uma delas:
1-Padrão Ofício
Nessa categoria há três documentos: o aviso, o ofício e o memorando.
Aviso e ofício são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. A única diferença entre eles é
que o aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que o ofício é expedido para e pelas demais autoridades. Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e, no caso do ofício, também com particulares.
O
memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.
Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, idéias, diretrizes,etc. a serem adotados por determinado setor do serviço público.
Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em folha de continuação. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado, assegurando maior transparência à tomada de decisões, e permitindo que se historie o andamento da matéria tratada no memorando.
2-Exposição de motivos
Exposição de motivos é o expediente dirigido ao Presidente da República ou ao Vice-Presidente para:
a) informá-lo de determinado assunto;
b) propor alguma medida; ou
c) submeter a sua consideração projeto de ato normativo.
Em regra, a exposição de motivos é dirigida ao Presidente da República por um Ministro de Estado.
Nos casos em que o assunto tratado envolva mais de um Ministério, a exposição de motivos deverá ser assinada por todos os Ministros envolvidos, sendo, por essa razão, chamada de interministerial.
3-Mensagem
É o instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes Públicos, notadamente as mensagens
enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar sobre fato da Administração Pública; expor o plano de governo por ocasião da abertura de sessão legislativa; submeter ao Congresso Nacional matérias que dependem de deliberação de suas Casas; apresentar veto; enfim, fazer e agradecer comunicações de tudo quanto seja de interesse dos poderes públicos e da Nação.
4-Telegrama
Com o fito de uniformizar a terminologia e simplificar os procedimentos burocráticos, passa a receber o título
de telegrama toda comunicação oficial expedida por meio de telegrafia, telex, etc.
Por tratar-se de forma de comunicação dispendiosa aos cofres públicos e tecnologicamente superada, deve
restringir-se o uso do telegrama apenas àquelas situações que não seja possível o uso de correio eletrônico ou fax e que a urgência justifique sua utilização e, também em razão de seu custo elevado, esta forma de comunicação deve pautar-se pela concisão.
Não há padrão rígido, devendo-se seguir a forma e a estrutura dos formulários disponíveis nas agências dos
Correios e em seu sítio na Internet.
5-Fax
O fax (forma abreviada já consagrada de fac-simile) é uma forma de comunicação que está sendo menos usada devido ao desenvolvimento da Internet. É utilizado para a transmissão de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos, de cujo conhecimento há premência, quando não há condições de envio do documento por meio eletrônico. Quando necessário o original, ele segue posteriormente pela via e na forma de praxe.
6-Correio Eletrônico
O correio eletrônico (“e-mail”), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de
comunicação para transmissão de documentos.
Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Assim, não interessa definir forma rígida para sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial.
O campo assunto do formulário de correio eletrônico mensagem deve ser preenchido de modo a facilitar a
organização documental tanto do destinatário quanto do remetente. Para os arquivos anexados à mensagem deve ser utilizado, preferencialmente, o formato Rich Text. A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informações mínimas sobre seu conteúdo.
Sempre que disponível, deve-se utilizar recurso de confirmação de leitura. Caso não seja disponível, deve
constar da mensagem pedido de confirmação de recebimento.
Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha
valor documental, i. é,
para que possa ser aceita como documento original, é necessário existir
certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.
